Política de Privacidad

01Información que recopilamos

Recopilamos información que nos proporcionas directamente, información generada automáticamente durante el uso de nuestros servicios e información proveniente de terceros autorizados.

1.1 Información proporcionada por el usuario

• Nombre completo, número de teléfono móvil y dirección de correo electrónico.
• Nombre del negocio, dirección comercial, sector o categoría de servicio.
• Información de citas y reservas: fecha, hora, tipo de servicio, profesional asignado.
• Mensajes e interacciones enviados a través de WhatsApp con la asistente ANIA.
• Contenido publicitario que cargas voluntariamente: imágenes, videos, textos, titulares y descripciones de anuncios.
• Datos de configuración de campañas: presupuesto, ubicación geográfica objetivo, rango de edad, género, intereses.
• Datos de facturación y pago, procesados por pasarelas autorizadas. Wikli no almacena números de tarjetas de crédito ni débito.
• Fotografías de perfil o logotipos comerciales que cargas voluntariamente.

1.2 Información recopilada automáticamente

• Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo y dispositivo utilizado.
• Datos de uso: páginas visitadas, funcionalidades utilizadas, frecuencia y patrones de navegación.
• Registros técnicos del sistema para diagnóstico y seguridad.
• Identificadores de dispositivo y datos de sesión.

1.3 Información de terceros

• Información proporcionada por Meta en el marco de la integración con la WhatsApp Business Platform: número de teléfono e identificador de la cuenta de WhatsApp Business del negocio, y número y nombre de perfil de WhatsApp de los clientes finales que escriben al negocio.
• Información proporcionada por Meta al autorizar el acceso a la Marketing API mediante OAuth: identificador de cuenta publicitaria, de página de Facebook y de perfil de Instagram vinculado, y métricas de rendimiento de anuncios.
• Información proporcionada por Google al autorizar el acceso a la API de Google Calendar mediante OAuth: dirección de correo de la cuenta conectada y los eventos que Wikli crea en el calendario principal de esa cuenta.
• Datos proporcionados por pasarelas de pago sobre el estado de las transacciones.

02Cómo usamos tu información

• Operar, mantener y mejorar la plataforma Wikli y sus productos.
• Gestionar citas, reservas, recordatorios y confirmaciones a través de WhatsApp.
• Permitir que ANIA responda consultas, agende citas y brinde atención automatizada a los clientes de tu negocio.
• Crear, publicar, monitorear y optimizar campañas publicitarias en Facebook e Instagram en tu nombre, conforme a tus instrucciones.
• Mostrarte las métricas y resultados de tus campañas: alcance, clics, gasto y conversiones.
• Crear reuniones con enlace de Google Meet en el calendario de la cuenta de Google que el negocio haya conectado, y enviar la invitación por correo a los asistentes que el negocio indique.
• Procesar pagos, facturación y gestión de créditos dentro de la plataforma.
• Enviar notificaciones operativas y de servicio.
• Enviar comunicaciones comerciales únicamente cuando hayas dado tu consentimiento explícito.
• Analizar patrones de uso para mejorar la experiencia y optimizar nuestros servicios.
• Prevenir fraude, abuso y actividades no autorizadas.
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias aplicables.

03Base legal del tratamiento

El tratamiento de datos personales se fundamenta en las siguientes bases legales, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:

• Consentimiento: al registrarte y usar nuestros servicios otorgas tu autorización informada, previa y expresa.
• Ejecución contractual: el tratamiento es necesario para prestar los servicios contratados.
• Interés legítimo: mejora del servicio, seguridad de la plataforma y prevención del fraude.
• Obligación legal: cumplimiento de requerimientos legales, fiscales o regulatorios aplicables.

04Roles: responsable y encargado del tratamiento

Wikli desempeña dos roles distintos según de qué datos se trate:

• Responsable del Tratamiento respecto de los datos de las personas y negocios que contratan la plataforma: sus datos de registro, facturación y uso del servicio.
• Encargado del Tratamiento respecto de los datos de los pacientes o clientes finales que el negocio gestiona a través de Wikli. En ese caso el negocio contratante mantiene la calidad de Responsable, define las finalidades del tratamiento y es quien debe recolectar las autorizaciones correspondientes. Wikli trata esos datos únicamente siguiendo sus instrucciones.

Esta distinción determina a quién debe dirigirse un titular para ejercer sus derechos: si eres cliente final de un negocio que usa Wikli, tu solicitud corresponde en primer lugar a ese negocio, aunque también puedes escribirnos y la canalizaremos.

05Compartir información con terceros

No vendemos, alquilamos ni comercializamos datos personales. Solo compartimos información en los siguientes casos:

Todos los terceros con quienes compartimos datos están obligados contractualmente a protegerlos y a usarlos únicamente para los fines autorizados.

06Uso de las APIs de Meta y Google

Wikli integra APIs oficiales de Meta Platforms, Inc. y de Google LLC para prestar sus servicios.

A. WhatsApp Business Platform

Wikli está registrado ante Meta como proveedor de tecnología (Tech Provider) de la WhatsApp Business Platform. Nuestros clientes conectan sus propias cuentas de WhatsApp Business a Wikli mediante el flujo de registro insertado (Embedded Signup) de Meta, autorizando de forma expresa que Wikli las administre en su nombre. La cuenta de WhatsApp Business y su número de teléfono siguen perteneciendo al negocio, no a Wikli.

Los permisos que solicitamos y la finalidad de cada uno son:

• whatsapp_business_messaging — enviar y recibir mensajes desde el número de WhatsApp del cliente, incluyendo recordatorios, confirmaciones y cancelaciones de citas, y gestionar el contenido multimedia asociado a esos mensajes.
• whatsapp_business_management — registrar y administrar los números de teléfono, cuentas de WhatsApp Business, plantillas de mensaje, códigos QR y suscripciones a webhooks de nuestros clientes.

Cada permiso se utiliza exclusivamente para las funciones declaradas y únicamente sobre las cuentas que el cliente autorizó de forma explícita. No accedemos a activos de negocios que no nos hayan concedido acceso, ni utilizamos estos datos para finalidades distintas a la prestación del servicio contratado.

Revocación: el cliente puede retirar el acceso de Wikli en cualquier momento desde el Administrador comercial de Meta o desde la configuración de su cuenta en nuestra plataforma. Tras la revocación eliminamos los tokens y credenciales asociados en un plazo máximo de 7 días, salvo la información que debamos conservar por obligación legal.

Adicionalmente:

• Los mensajes se transmiten a través de la infraestructura de Meta, que actúa como procesador de datos.
• Meta no utiliza el contenido de los mensajes de la API de WhatsApp Business con fines publicitarios.
• Los mensajes procesados a través de la Cloud API se retienen en infraestructura de Meta por un máximo de 30 días para garantizar su entrega, tras lo cual se eliminan.
• Los usuarios finales son informados de que interactúan con una cuenta de negocio y pueden bloquear la comunicación en cualquier momento.

B. Marketing API (Facebook Ads e Instagram Ads)

A través de ANIA Ads, Wikli permite a los negocios crear, publicar y gestionar campañas publicitarias. En relación con este servicio:

• Autenticación OAuth: los usuarios autorizan a Wikli mediante el protocolo OAuth de Meta. Almacenamos un token de acceso de larga duración, renovable, para operar la cuenta publicitaria en nombre del usuario.
• Permisos solicitados:
  • ads_management — crear, editar, pausar y eliminar anuncios.
  • ads_read — leer métricas y reportes de rendimiento.
  • business_management — acceder al Administrador comercial del usuario.
  • pages_manage_ads — gestionar anuncios asociados a páginas de Facebook.
  • pages_read_engagement — leer métricas básicas de páginas.
• Datos accedidos: identificadores de cuenta publicitaria, página de Facebook y perfil de Instagram vinculado; métricas de rendimiento (alcance, clics, impresiones, gasto, CPC, CTR); y el contenido creativo cargado por el usuario.
• Almacenamiento del token: los tokens de acceso se guardan cifrados en nuestra base de datos y se usan únicamente para ejecutar acciones solicitadas por el usuario.
• Revocación del acceso: desde Configuración de Facebook → Aplicaciones y sitios web → wikli-anuncios → Eliminar, o desde el botón “Desconectar Facebook” en nuestra plataforma. Los tokens y datos asociados se eliminan en un plazo máximo de 7 días.
• Uso restringido: no utilizamos los datos publicitarios para fines distintos a los declarados, ni los vendemos, alquilamos o transferimos a terceros con fines comerciales.

Para más información sobre las prácticas de Meta, consulta la Política de Privacidad de Meta y la Política de Privacidad de WhatsApp.

C. Google Calendar API

Wikli Agenda ofrece a los negocios la posibilidad de conectar su propia cuenta de Google para crear reuniones con enlace de Google Meet desde la plataforma. El evento queda registrado en el calendario principal de esa cuenta y la invitación se envía por correo a los asistentes. Esta integración es opcional: el negocio decide si la activa, y la plataforma funciona con normalidad si no lo hace.

• Autenticación OAuth: el negocio autoriza a Wikli mediante el protocolo OAuth 2.0 de Google. Wikli nunca solicita ni almacena la contraseña de la cuenta de Google; el acceso se otorga y se retira exclusivamente desde la pantalla de consentimiento de Google.
• Permisos solicitados y finalidad de cada uno:
  • https://www.googleapis.com/auth/calendar.events — crear en el calendario principal de la cuenta conectada los eventos y reuniones de Meet que el negocio solicite desde la plataforma, con su título, descripción, horario y lista de asistentes.
  • https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — leer la dirección de correo de la cuenta autorizada, con el único fin de mostrar en el panel de Wikli cuál cuenta de Google está vinculada.
• Datos accedidos: la dirección de correo de la cuenta conectada y el contenido de los eventos que la propia plataforma crea. Wikli no lee ni indexa los eventos preexistentes del calendario del negocio.
• Datos que NO accedemos: Wikli no solicita ni accede a correo electrónico de Gmail, contactos, archivos de Google Drive, fotos ni ningún otro producto de Google distinto de Google Calendar.
• Almacenamiento del token: el token de actualización se guarda en nuestra base de datos con acceso restringido y se utiliza únicamente para ejecutar las acciones descritas arriba. No se comparte con terceros ni se expone en la interfaz de la plataforma.
• Revocación del acceso: el negocio puede retirar el acceso en cualquier momento desde el botón “Desvincular” en la sección de Google Calendar de su panel de Wikli, o desde myaccount.google.com/permissions en su propia cuenta de Google. Al desvincular, Wikli revoca el token ante Google y elimina las credenciales almacenadas de forma inmediata.
• Sin publicidad ni perfilamiento: los datos obtenidos de Google no se utilizan para publicidad, no se venden, no se transfieren a terceros con fines comerciales y no se emplean para entrenar modelos de inteligencia artificial. Ninguna persona de nuestro equipo accede a estos datos, salvo cuando sea estrictamente necesario para resolver un incidente reportado por el propio negocio, por motivos de seguridad, o cuando la ley lo exija.

Para más información sobre las prácticas de Google, consulta la Política de Privacidad de Google.

07Inteligencia artificial (ANIA)

Nuestra asistente de inteligencia artificial, ANIA, interactúa con los clientes finales a través de WhatsApp y genera contenido publicitario para ANIA Ads.

• ANIA procesa los mensajes recibidos para comprender la intención del usuario y ofrecer respuestas relacionadas exclusivamente con el agendamiento y los servicios del negocio.
• Los datos procesados en agendamiento se limitan a lo necesario para gestionar la cita: nombre, servicio solicitado, fecha y hora preferida.
• En ANIA Ads, la IA genera titulares, descripciones e imágenes a partir de la información del negocio. No procesa datos de clientes finales.
• ANIA opera como un bot de automatización empresarial conforme a las políticas de Meta para la WhatsApp Business Platform.
• Las conversaciones pueden ser revisadas internamente para mejorar la calidad del servicio, únicamente sobre datos disociados y por personal autorizado.

08Retención de datos

Conservamos los datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir los fines para los que fueron recopilados:

• Datos de cuenta y perfil: mientras la cuenta esté activa, o por el período requerido por ley tras su cancelación.
• Historial de citas y reservas: hasta 5 años, por razones contables y legales.
• Mensajes de WhatsApp en infraestructura de Meta: máximo 30 días, conforme a las políticas de retención de la Cloud API.
• Tokens de acceso de las APIs de Meta: mientras la integración esté activa; se eliminan en un plazo máximo de 7 días tras la revocación.
• Tokens de acceso de la API de Google Calendar: mientras la integración esté activa; se revocan ante Google y se eliminan de nuestra base de datos de forma inmediata cuando el negocio desvincula la cuenta.
• Datos de campañas publicitarias: mientras la campaña esté activa y hasta 24 meses adicionales para reporting histórico.
• Registros del sistema y datos analíticos: máximo 12 meses, tras lo cual se anonimizan o eliminan.
• Datos de facturación: conforme a las obligaciones fiscales colombianas, mínimo 5 años.

Cumplido el período de retención, los datos se eliminan de forma segura o se anonimizan de manera irreversible.

09Seguridad de la información

Implementamos medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción:

• Cifrado de datos en tránsito mediante HTTPS/TLS en todas las comunicaciones con nuestra plataforma y con las APIs de Meta y de Google.
• Almacenamiento de credenciales y tokens de acceso de Meta y de Google en bases de datos con acceso restringido, sin exposición hacia la interfaz de usuario.
• Controles de acceso basados en roles para el personal autorizado.
• Monitoreo continuo de seguridad y detección de actividades sospechosas.
• Respaldo periódico de datos y planes de recuperación ante desastres.
• Capacitación del equipo en buenas prácticas de protección de datos.

Aunque implementamos medidas robustas, ningún sistema es completamente infalible. En caso de una brecha de seguridad que afecte tus datos personales, te notificaremos de forma oportuna y reportaremos el incidente ante la autoridad competente conforme a la ley aplicable.

10Tus derechos como titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, tienes los siguientes derechos:

• Acceso: conocer qué datos personales tenemos sobre ti y cómo los tratamos.
• Actualización y rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Supresión: solicitar la eliminación de tus datos cuando no exista una base legal o contractual que justifique su conservación.
• Revocación del consentimiento: retirar tu autorización para el tratamiento en cualquier momento.
• Portabilidad: solicitar la entrega de tus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Oposición: oponerte al tratamiento para fines específicos, como comunicaciones comerciales.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a los canales de la sección Contacto o visita nuestra página de eliminación de datos. Responderemos dentro de los 15 días hábiles siguientes, conforme a la normativa vigente.

Si eres cliente final de un negocio que usa Wikli, revisa la sección 04: tu solicitud corresponde en primer lugar a ese negocio, que actúa como Responsable del Tratamiento.

11Cookies y tecnologías similares

• Cookies esenciales: necesarias para el funcionamiento básico de la plataforma (inicio de sesión, seguridad, preferencias de sesión).
• Cookies analíticas: nos ayudan a comprender cómo se usa la plataforma para mejorar su rendimiento y usabilidad.
• Cookies de marketing: utilizadas únicamente con tu consentimiento para medir la efectividad de nuestras campañas.

Puedes configurar tu navegador para rechazar cookies o recibir un aviso antes de que se instalen. Algunas funcionalidades pueden verse afectadas si desactivas las cookies esenciales.

12Datos de menores de edad

Wikli no está dirigido a menores de 18 años y no recopilamos intencionalmente sus datos personales. Si detectamos que hemos recopilado datos de un menor sin la autorización verificable de su padre, madre o tutor legal, los eliminaremos de forma inmediata.

Cuando un negocio del sector salud agende citas de pacientes menores de edad, el negocio es responsable de obtener la autorización del representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

13Transferencias internacionales

Dado que utilizamos servicios de infraestructura y tecnología de terceros —incluyendo Meta, Google, OpenAI, proveedores de hosting y herramientas analíticas— los datos personales pueden ser transferidos y procesados en servidores ubicados fuera de Colombia.

En todos los casos nos aseguramos de que:

• Las transferencias se realicen conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
• Los países destinatarios ofrezcan niveles adecuados de protección o, en su defecto, se implementen cláusulas contractuales y garantías apropiadas.
• Los terceros receptores estén obligados contractualmente a proteger los datos con estándares equivalentes o superiores a los aplicables en Colombia.

14Cambios a esta política

Podemos actualizar o modificar esta política en cualquier momento. Cuando realicemos cambios significativos:

• Actualizaremos la fecha de última actualización en la parte superior del documento.
• Te notificaremos por correo electrónico, WhatsApp o mediante un aviso en la plataforma.
• Cuando los cambios sean sustanciales y la ley lo exija, solicitaremos nuevamente tu autorización.

Te recomendamos revisar esta política periódicamente.

15Contacto

Si tienes preguntas, comentarios o solicitudes relacionadas con esta política o con el tratamiento de tus datos personales, puedes contactarnos:

Para reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales también puedes dirigirte a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia, entidad encargada de velar por la protección de datos personales.